Så kommer då den dagen, när det inte längre finns tillräckligt med ideella krafter kvar som har möjlighet att driva klubben vidare. Det är såklart jättetråkigt men ibland kan en Hundungdomsklubb behöva ta en vilopaus under en period. Efter ett tag kanske det kommer ett nytt gäng ungdomar, som vill kicka igång klubben igen?
Vi tror inte att denna text på något sätt är fullständig, det kan skilja mellan klubbar vad ni har för arbete framför er men vi hoppas att den ska kunna hjälpa er en bra bit på vägen i alla fall. Det är en hel del arbete som måste göras och vissa arbetsuppgifter sträcker sig även en lång tid efter klubbens sista årsmöte, där beslut om att lägga klubben vilande togs av era medlemmar.
Lägga klubben vilande
Det är alltid klubbens medlemmar som bestämmer och tar beslutet att klubben ska läggas vilande, inte styrelsen. Styrelsen kan såklart föreslå årsmötet att klubben ska läggas vilande men det är medlemmarna som beslutar om det.
Viktigt att följa stadgarna
Sveriges Hundungdoms stadgar säger att om en lokalklubb eller ett distrikt ska läggas vilande, så måste det tas ett första beslut på klubbens årsmöte. Efter det kan styrelsen kalla till ett extra årsmöte tidigast två månader efter första årsmötet. På båda mötena så måste minst ⅔ av de närvarande, röstberättigade medlemmarna rösta för att lägga klubben vilande, för att beslutet ska vara giltigt.
Stadgarna reglerar även att klubbens tillgångar ska föras över till Sveriges Hundungdom, som i sin tur tar hand om och förvaltar pengarna tills ett nytt gäng ungdomar drar igång verksamheten igen.
Ensamt och otacksamt?
Det är säkert inte det roligaste föreningsarbetet att ta hand om allt efter ett beslut om att lägga klubben vilande. Vanligtvis är det några få som får ta det ibland tunga jobbet att sköta allt. Kan styrelsen föreslå årsmötet att denna eller dessa får en symbolisk summa (ett arvode) för sitt arbete?
Första årsmötet
Tänk på att det är viktigt att styrelsens förslag (proposition) om att lägga klubben vilande måste finnas med i kallelsen och handlingarna till årsmötet. Det är för att alla era medlemmar ska ha en chans att få veta vad som kommer tas upp - och kanske bli sugna på att engagera sig och arbeta vidare med klubben?
Det är bra om styrelsen även har tagit fram en plan för hur avvecklingen av klubben ska skötas, när saker ska göras och vem som har ansvar för de olika delarna. Styrelsens plan kan till exempel innehålla information om:
- Vem ska ansvara för att sälja klubbens tillhörigheter?
- Finns det en inventarielista, så att ni vet vad klubben har för ägodelar? Och vad är de värda?
- Finns det kostnader för att lägga klubben vilande, måste dessa tas upp.
- Vem sköter de sista betalningarna?
- Vem avslutar klubbens konton?
- Vem ser till att klubben avregistreras hos Skatteverket?
- Vem ser till att klubbens handlingar arkiveras?
Är det ett vanligt årsmöte och inte ett extrainsatt medlems- eller årsmöte, så ska verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning gås igenom. Det är också viktigt att välja en styrelse och firmatecknare som är ansvarig för det avslutande arbetet.
I årsmötesprotokollet måste det framgå att ett första beslut om att lägga klubben vilande, stämmer med vad stadgarna säger (minst ⅔ av röstberättigade medlemmar).
Andra och sista årsmötet
Nu är det dags att ta det sista formella beslutet om att lägga klubben vilande. Det är bra om styrelsen kan redovisa hur långt de kommit i den plan som presenterades på första årsmötet. Styrelsen ska också kunna redovisa en ekonomisk rapport.
Även denna gång är det viktigt att det finns personer kvar som gör det sista, avslutande jobbet och då allra viktigast att det finns en firmatecknare för klubbens räkning, till “the bitter end”.
Avsluta konton och andra åtaganden
Det kan variera en hel del vad klubben kan behöva göra men här är en lista med exempel på vad det skulle kunna vara:
- Klubbens bankkonton - banken hjälper er med vad som behöver göras för att avsluta och sen överföra pengarna till Sveriges Hundungdom
- Hyreskontrakt (t ex lokaler och kontorsmaskiner)
- Klubbens medlemsregister - släng mejl med medlemsinfo eller förstör listor i pappersformat
- Avtal med sponsorer och samarbetspartners behöver sägas upp och avslutas
- Konton på sociala medier
- Adressändra - ha någon som kan ta emot klubbens post (det kan t ex komma räkningar, skattebesked och deklarationer) och gå igenom vad den personen ska göra med den inkommande posten (vidarebefordra till t ex sista valda styrelsen eller firmatecknaren)
Pengar och ägodelar
- Sälj det klubben äger (kanske vill en vuxenklubb köpa era agilityhinder till marknadsmässiga priser eller lägg ut i någon lämplig köp- och säljgrupp)
- Betala ev. skulder
- Överför sedan klubbens pengar till Sveriges Hundungdoms bankgiro 5961-3893 för fortsatt förvaltning
- Ta också kontakt med regionalt folkrörelsearkiv för att förbereda för arkivering av föreningens handlingar (se nedan)
Klicka på bilden för att läsa om vad som händer med klubbens pengar (öppnas i nytt fönster).
Sista deklarationen
Tänk på att klubbens sista deklaration kommer först året efter att ni lagt klubben vilande. Det är viktigt att ni har utsett någon som ansvarar för att skicka in den.
Arkivering
Det finns lokala och regionala föreningsarkiv, där ni kan spara klubbens handlingar, t ex Folkrörelsearkivet där ni bor.
Avregistrera klubben
Efter andra årsmötet, måste ni meddela Skatteverket att klubben ska avregistreras. Blankett för och information om detta hittar ni HÄR.
Fira!
En avslutningsfest för att fira allt fint och roligt ni har gjort i klubben vore väl ett härligt sätt att sätta punkt för klubben. Träffas och hylla klubben och kanske sörja för att den nu inte gick att driva vidare, ett begravningskalas. Bestäm tillsammans hur ni ska göra en tråkig grej till ett värdigt avslut!
TACK FÖR ATT NI VARIT EN SÅ FANTASTISK DEL AV SVERIGES HUNDUNGDOMS FAMILJ!